Réservation et rendez-vous en ligne : comment ça marche ?

Internet a transformé la façon dont ont gère ses réservations et rendez-vous

Le web a profondément modifié notre quotidien ; aussi bien notre vie personnelle que professionnelle. Ainsi, au sein même de l’entreprise beaucoup de choses ont changé, notamment la façon dont on gère les réservations ou rendez-vous. L’époque où les clients décrochaient leur téléphone et où l’on sortait son carnet de rendez-vous afin de trouver une date pouvant convenir à chacun voit sa fin très proche.

En 2017, le nombre de personnes ayant réservé en ligne a fait un bon, que ce soit via les réseaux sociaux, les sites spécialisés ou directement sur le site des professionnels. Il faut dire que cela simplifie grandement les choses pour le client car, dans la plupart des cas, il reçoit instantanément une confirmation de sa réservation, peut ajouter le créneau dans son propre agenda en un clic, reçoit éventuellement un rappel par e-mail ou SMS quelques heures (ou jours) avant, ce qui empêche les trous de mémoire… Bref, c’est devenu d’une simplicité écrasante pour le client. Qu’en est-il alors pour l’entreprise ?

Réservation en ligne : la clé pour toute entreprise en phase avec son époque

Afin de « coller » aux usages de leur clientèle, de plus en plus d’entreprises se dotent d’un système de réservation en ligne, d’un logiciel permettant à n’importe quel client de réserver, voire, de payer pour un service, directement depuis le site Internet et/ou les réseaux sociaux de l’entreprise. Ainsi, qu’ils soient devant leur ordinateur, sur leur tablette ou leur smartphone, les clients peuvent effectuer leur réservation à tout moment, où qu’ils se trouvent. Ainsi, la gestion traditionnelle des réservations ou rendez-vous par téléphone s’efface de plus en plus pour laisser place à la e-réservation.

Vous aussi, gérez votre activité avec MyRezApp !

La solution tout-en-un pour gérer planning, réservations, paiements, relation client et marketing.

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Comment fonctionne un logiciel de réservation en ligne?

Généralement, une solution de réservation en ligne vous permet, d’une part, de gérer vos réservations ou rendez-vous grâce à une interface d’administration. D’autre part, elle vous permet de proposer un module de réservation en ligne à vos clients. Celui-ci vient généralement se « greffer » à votre site web par une manipulation très simple. Ainsi, n’importe quel client se rendant sur votre site web peut réserver rapidement en sélectionnant sa prestation et la date et l’heure qui lui conviennent le mieux.

Si nécessaire, il est aussi possible d’associer du paiement à la réservation en ligne. Dans ce cas, la réservation n’est validée qu’à partir du moment où le client dûment complété le formulaire de paiement. Chez MyRezApp par exemple, les passerelles de paiement sécurisé proposées sont PayPal et Stripe. Il s’agit de solutions sans contrat VAD pouvant être mises en place très rapidement. L’avantage de faire payer au moment de la réservation, qu’il s’agisse d’un simple acompte ou d’un règlement total, c’est que cela « engage » davantage le client.

A la suite de la réservation en ligne, un certains nombre de tâches s’effectuent automatiquement, tout au long des différentes étapes du parcours client : envoi d’une confirmation, d’un rappel par texto ou encore d’un questionnaire de satisfaction à la suite de la prestation. De même, il est plus facile pour vous de maintenir à jour votre fichier clients grâce à la réservation en ligne. En effet, celui-ci s’alimente « tout seul », au gré des rendez-vous.

Il va sans dire que si la réservation en ligne est très pratique pour les clients, elle l’est tout autant pour les entreprises auxquelles elle permet de gagner du temps, grâce à l’automatisation de nombreuses « petites tâches » du quotidien qui, mises bout à bout, se révèlent monstrueusement chronophages. Finalement la mise en place d’un logiciel comme MyRezApp apporte un gain indéniable de productivité.

Tout cela vous intéresse ? N’hésitez pas à créer un compte gratuit ou à nous contacter pour plus de renseignements. :)

Relation client : en quoi la réservation en ligne est-elle une bonne chose ?

Pour toute entreprise de services, veiller à la relation clients est important. En ce sens, bien communiquer avec ses clients et alimenter un fichier clients est vivement conseillé. Une solution de réservation en ligne facilite grandement cela. Sans rentrer dans des explications sans fin, voilà deux arguments qui devraient vous intéresser :

Des messages automatisés pour délivrer les bonnes informations et fluidifier les échanges

Lorsque l’on travaille sur rendez-vous, une des façon les plus simples d’alimenter son fichier client tout en fluidifiant les échanges, c’est de recourir à un logiciel comme MyRezApp. Cela permet d’enrichir la communication sans effort en envoyant automatiquement des messages à chaque client : confirmation de rdv, rappel de rdv, confirmation d’annulation… A chaque « étape » de la réservation il reçoit automatiquement le message adapté.

Ces messages sont généralement bien perçus par les clients qui se sentent alors pris en charge, accompagnés. C’est un pas de plus vers la satisfaction client car, pour beaucoup, c’est un service utile et un indicateur de qualité.

Un historique de réservations qui en dit long

Dans votre fichier client, il est opportun de garder une trace, un historique, des visites. C’est une donné très intéressante ! Cela permet, entre autres, de repérer les clients fidèles ou, au contraire, les clients que vous n’avez pas eu le plaisir d’accueillir depuis un moment et de mettre en place les actions adéquates. Par exemple : s’assurer des raisons pour lesquelles vous ne voyez plus tel ou tel client, en passant un rapide coup de fil. Cela peut être l’occasion de déceler d’éventuels mécontentements ou dysfonctionnements et d’agir en conséquence. Il peut s’agir de proposer un code promo, une offre spéciale, un petit bonus lors de la prochaine visite, voire la gratuité d’une prestation ! A vous d’imaginer la réponse la plus adaptée :)

voilà, grosso modo ce que l’on pouvait dire de l’utilité de la réservation en ligne en termes de relation client :) Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre article « Réservation en ligne : 5 bonnes raisons de s’y mettre ».

Dernière ligne droite avant le RGPD

RGPD ? Kézako ?

Le fameux RGPD dont on entend parler depuis quelques temps maintenant, c’est le Règlement Général sur la Protection des Données. Il s’agit d’un texte Européen qui dicte les règles en matière de données personnelles dans une logique de protection de ces données. En gros, il permet de renforcer la protection des données à caractères personnel de tout individu au sein des 28 états membres de l’Europe. Ainsi, le RGPD ne concerne pas seulement les entités présentes en Europe. En effet, un acteur Américain (ou autre !) collectant de la data de personnes européennes, sera tenu de se conformer au RGPD.

Le RGPD vient donc encadrer la collecte de données personnelles, son traitement et son utilisation. Par conséquent, lorsque vous naviguerez sur le site d’une entreprise, d’une association, d’un blogueur etc., toute info personnelle vous concernant qui aura pu être collectée sera protégée. La loi l’exige en tout cas ! Vos données personnelles ne pourront donc pas, par exemple, être revendues à des tiers afin de vous ciblez comme prospect. A moins que vous n’ayez expressément donné votre consentement pour cela ! La notion de consentement est fondamentale dans le cadre du RGPD. Autre exemple, on ne peut plus envoyer d’information à caractère commercial par e-mail, SMS ou courrier si on n’y a pas été formellement invité. Bon, c’était déjà le cas avant, mais disons que cette fois c’est clair !

Adopté en 2016, ce texte entrera en vigueur le 25 Mai 2018. Il reste donc encore un mois, grosso modo, pour se mettre au diapason :)

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Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée personnelle (ou à caractère personnel) peut être : une adresse email, un identifiant de connexion, une photographie, une adresse IP, un nom, un numéro de sécurité sociale, bref, toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, au moyen d’informations qui lui sont propres. Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter le site de la CNIL.

Il est vrai que notre usage du web est parfois si ancré dans nos habitudes quotidiennes, qu’il n’est pas rare que nous oubliions combien, lors de notre navigation sur Internet, nous pouvons être amenés à communiquer des infos personnelles et confidentielles malgré nous. Ce sont précisément ces informations qui sont encadrées et protégées par le RGPD.

Quelles sont les sanctions prévues par le RGPD ?

Ceux qui ne se conforment pas au Règlement Général sur la Protection des Données encourent de lourdes sanctions. En effet, le Texte prévoit des amendes à hauteur de 4% du chiffre d’affaire « monde » du contrevenant. Aïe ! Ça pique…

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Comment se mettre en conformité ?

Alors, comment vous assurer d’être en règle avec le RGPD ? Eh bien, en France, la CNIL propose régulièrement des publications visant à informer tout un chacun à ce sujet et, surtout, à vulgariser les principes de cette réglementation. Dans la vidéo qui suit vous trouverez, par exemple, les réponses aux questions fréquentes à propos du RGPD.

Elle propose également une check-list d’auto-évaluation qui permet de voir concrètement ce qui est déjà conforme chez vous et ce qu’il reste à mettre en conformité.

De même, BPIfrance, avec le concours de la CNIL justement, a publié un Guide Pratique de Sensibilisation au RGPD, à l’attention des TPE-PME. Si les « grosses boîtes » ont eu le temps et les ressources pour préparer au mieux leur conformité au RGPD, les entreprises les plus modestes voient dans ce nouveau règlement un obstacle coûteux et très compliqué à mettre en oeuvre. Ce guide a donc pour objectif de rassurer les PME et des les aider dans leurs démarches.

On peut dire que ces deux organismes ont fait du bon boulot à ce niveau !

D’ailleurs, quand on étudie un peu le sujet, on se rend compte que c’est finalement pas si « fou » que ça :) Cela demande, certes, du travail, mais c’est loin d’être « mission impossible ». Isabelle Falque-Pierrotin, Présidente de la CNIL se veut d’ailleurs bienveillante :

Il faut en finir avec l’alarmisme sur le RGPD ! Avec ce guide, nous voulons montrer aux PME que se mettre en conformité c’est facile, en adoptant simplement de bons réflexes. À l’heure où les consommateurs sont de plus en plus soucieux de leurs données personnelles, proposer une relation de confiance à ses collaborateurs, clients, prospects, c’est aussi utile à l’entreprise. Enfin, un couperet ne va pas tomber sur les entreprises le 26 mai.

Dans tous les cas n’hésitez pas à aller approfondir le sujet en consultant le site de la CNIL : www.cnil.fr

Et MyRezApp dans tout ça ?

Eh bien c’est simple ! Comme tout le monde, nous mettons tout en oeuvre afin de respecter le RGPD :) Il faut dire qu’abuser des données de nos utilisateurs n’a jamais fait partie de notre ADN. Faire du « business de données » n’est vraiment pas ce qui nous animent et, en ce sens, le RGPD est presque un non-événement pour nous. Nous avons déjà avancé sur pas mal de points et serons fin prêts pour le 25 Mai !

Et puisque le RGPD concerne également nos utilisateurs, vis-à-vis de leurs propres clients, nous veillons également à ce que le logiciel de réservation en ligne que nous leur proposons soit respectueux du RGPD.

Voilà ! Vous savez l’essentiel à propos du Règlement Général sur la Protection des Données :) A vous de jouer maintenant !

Et si vous gagniez du temps grâce à la réservation en ligne ?

Si vous faites partie de ces professionnels qui ont un planning quotidien bien chargé et qui passent leurs journées à « courir », gérer la prise de réservation ou de rendez-vous est généralement un challenge dont vous vous passerez bien.

Dans ce cas, l’usage d’un outil de planification en ligne permettant de gérer planning et réservations s’avère être une excellente chose. En effet, en réduisant les va-et-vient par téléphone, texto ou e-mail, la mise en place d’un tel outil c’est l’assurance de pouvoir rester concentré(e) sur les aspects les plus importants de votre activité : l’attention aux clients qui sont à vos côtés !

Avec MyRezApp par exemple, à partir du planning que vous avez défini, vos clients peuvent réserver vos prestations en toute autonomie grâce à un module de réservation en ligne disponible 7j/7, 24h/24.

Ainsi, ils ont la possibilité de prendre rendez-vous au moment qui leur convient le mieux, le soir après leur journée de travail par exemple, bien installés dans leur canapé. Il leur suffit de visualiser les créneaux disponibles, de sélectionner celui qu’ils désirent et hop ! Le Tour est joué.

Et si c’est pratique pour votre client, ça l’est aussi pour vous ! Au-delà du fait de pouvoir enregistrer des réservations à tout moment du jour ou de la nuit, même lorsque votre société est fermée, cela vous fait gagner un temps précieux. En effet, les professionnels qui utilisent un système de réservation en ligne constatent une baisse significative des appels liés à la prise de rendez-vous.

La mise en place de MyRezApp chez Béatrice, par exemple, a permis de passer à seulement 30% d’appels pour ce motif (contre 95% auparavant !).

Un outil de gestion du planning et des réservations comme MyRezApp peut donc être d’une grande aide, surtout si vous travaillez seul(e). Pourquoi ne pas essayer ? Créez un compte gratuit dès maintenant, vous pourrez alors juger par vous-même des avantages d’un tel outil qui vont bien au-delà de la gestion des réservations ou des rdv.

Oui, MyRezApp, ce sont aussi des options comme les SMS de rappel, les bons-cadeaux, le paiement en ligne, la facturation etc. L’essayer c’est l’adopter !

Fêtes de Noël : 3 conseils pour booster votre chiffre d’affaires avec les cartes-cadeaux

Vous le savez sans doute, la carte-cadeau (ou encore bon-cadeau ou chèque cadeau) est un « best-seller » des fêtes de fin d’année. Quand vient l’heure de s’occuper des achats de Noël, la carte-cadeau se révèle pratique car elle permet de faire plaisir à ses proches à coup sûr, en leur laissant le choix de leur cadeau. Ainsi, au fil du temps, les bons-cadeaux se sont imposés parmi les présents les plus souhaités et offerts en fin d’année.

Qu’ils soient vendus en boutique ou en ligne, les bons-cadeaux représentent une véritable opportunité d’augmenter ses ventes et booster son chiffre d’affaires avant la fin de l’année. Les statistiques sont d’ailleurs éloquentes :

  • 80% des clients générés via cartes-cadeaux sont des nouveaux clients ;
  • La vente de bons-cadeaux permet d’augmenter les revenus de 25% en moyenne.

Voici donc 3 conseils pour vendre efficacement des chèques-cadeaux à Noël !

1. Vous proposez des cartes-cadeaux pour Noël ? Criez-le sur tous les toits !

Vos clients sont vos premiers ambassadeurs

Simple et efficace : faites la promotion de vos bons-cadeaux auprès de vos clients. Ils vous connaissent, ils connaissent la qualité de vos prestations, ils n’hésiteront donc pas à vous acheter un ou plusieurs bons pour des proches friands des produits ou services que vous proposez.

Pour cela, n’hésitez pas à leur en toucher quelques mots en personne lorsque c’est possible. Au-delà de ça, une newsletter et/ou un SMS d’information bien tourné(e) sont également de bons moyens de promouvoir vos cartes-cadeaux.

Vos bons-cadeaux bien en avant sur votre site web

Sur votre site web, prenez soin de bien mettre en avant vos bons-cadeaux. Ils doivent être accessibles très facilement, dès la page d’accueil idéalement. Il ne faut donc pas hésiter à revoir temporairement la page d’accueil de votre site à cet effet.

bon-cadeau noel

Profitez des réseaux sociaux

De même, n’hésitez pas à relayer l’information sur vos réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Pinterest etc.). Sur votre page Facebook professionnelle par exemple, publiez un post présentant vos bons-cadeaux et épinglez-le de sorte à ce qu’il apparaissent systématiquement au-dessus des autres publications.

Et, si votre budget vous le permet, faites de la publicité sur ces réseaux qui permettent un ciblage d’audience de qualité, notamment Facebook Ads. A priori, si votre publicité est bien pensée et qu’elle s’adresse aux bonnes personnes, le succès sera au rendez-vous et vous aurez un bon retour sur investissement.

2. Mettez en place un système de promo ingénieux

carte cadeau noel

Au même titre que les produits ou services « classiques », la mise en place de promos ou récompenses ingénieuses et alléchantes pour les cartes-cadeaux peut-être bénéfique. Par exemple :

  • « Offre spéciale de Noël : -X% sur tous nos bons-cadeaux jusqu’au 24 Décembre ! » ;
  • « Pour tout achat d’un bon-cadeau d’une valeur d’au moins X€, recevez un cadeau Y ! » ;
  • « Pour l’achat de 2 cartes-cadeaux, la 3ème à -X% ! » ;
  • « Pour chaque chèque-cadeau acheté, recevez X points fidélité bonus ! ».

Et ce ne sont que des exemples parmi d’autres, montrez-vous inventifs ! L’idée ici est d’accumuler un maximum de ventes. Trouvez les « combines » qui seront intéressantes financièrement, aussi bien pour vous que pour vos clients. Tout le monde aime faire des affaires !

3. L’e-carte pour une plus grande satisfaction

Parce que nous vivons à l’aire du numérique, proposer des bons-cadeaux qui peuvent être achetés et utilisés en ligne est une excellente chose. C’est d’ailleurs un module proposé par MyRezApp. En effet, cela simplifie la vie des internautes au maximum en leur permettant de s’occuper de l’achat ou de l’utilisation de leur bon à tout moment, sans avoir à venir en boutique. Tout le monde est toujours très occupé, tout particulièrement pendant les fêtes de fin d’année. Toute solution permettant de gagner du temps est donc la bienvenue !

Comme pour une carte-cadeau classique, une e-carte cadeau répond à différents critères :

  • Payable en ligne ou non ;
  • Utilisable en une seule fois ou non ;
  • Valable sur tous vos produits/prestations ou uniquement certains(es) ;
  • Date de validité / expiration
  • Etc.
 
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