Mieux gérer ses réservations et rendez-vous avec un agenda en ligne

Afin d’optimiser la gestion de leur planning et de leur activité, beaucoup d’entreprises, petites ou grandes, ont opté pour l’agenda en ligne avec moteur de réservation intégré.

C’est un moyen pour elles de traiter plus facilement les demandes et d’éviter de perdre des clients et du temps. En effet, même en étant bien organisé, le flux d’appels entrant peut nuire à la productivité et à la qualité des services rendues. Et puis, il faut le dire, beaucoup de clients trouvent que devoir appeler est une perte de temps et n’aiment pas patienter le temps que l’on puisse s’occuper d’eux.

Les agendas en ligne viennent répondre à ces frustrations en automatisant une bonne partie de la prise de rendez-vous. Au-delà de la gestion du planning et des disponibilités, ces agendas en ligne s’accompagnent bien souvent d’un module de réservation en ligne pouvant s’intégrer à un site web (ou tout autre support digital) et permettant aux clients (ou patients) de prendre rendez-vous en totale autonomie, 7j/7, 24h/24.

Cela permet de réduire considérablement le nombre d’appels reçus et permet ainsi une gestion plus efficace au quotidien. Ainsi, au delà de la réservation en ligne, l’adoption d’un agenda en ligne contribue à une meilleure gestion de l’emploi du temps. Organiser, planifier et gérer un emploi du temps, notamment lorsque l’on travaille en équipe, est une tâche chronophage pouvant être source d’erreur parfois.

Chez MyRezApp, nous proposons diverses fonctionnalités permettant d’optimiser la gestion des réservations et des rendez-vous, mais aussi de l’activité de façon plus globale. En voilà 3 :

La gestion d’emploi du temps multiples pour une bonne planification des ressources

Comment gérer ses réservations en ligne ?

Si vous travaillez en équipe, comme dans un institut de beauté par exemple, gérer les rendez-vous, en fonction des disponibilités de chacun, n’est pas une mince affaire. Dans ce cas, mettre un moteur de réservation en ligne à disposition des clients permet de soulager le collaborateur à la réception et lui laisse plus de temps pour accueillir et renseigner les clients sur place. Quand aux clients, c’est un services pratique que vous leur apporter, grâce auxquels ils peuvent prendre rendez-vous à tout moment.

A cet effet, l’agenda en ligne MyRezApp propose une fonctionnalité dédiée au travail en équipe : le compte multi-utilisateurs. Elle permet d’ajouter dans l’interface les différents collaborateurs et de définir leur disponibilités. Chacun peut ainsi se voir affecter des rendez-vous et peut consulter et gérer son planning facilement. Cette vue claire de la situation à un instant T permet d’optimiser la gestion du planning, en fonction du taux d’occupation des collaborateurs.

Le rappel par SMS, utiles pour les clients comme pour les professionnels

85%. C’est le nombre de personnes qui acceptent et souhaitent recevoir des SMS à caractère informatif et utile, dont les rappels de rendez-vous.

Le rappel par SMS est un moyen simple et efficace de fidéliser les clients (ou patients) car il est perçu comme une attention à leur égard. En effet, il n’est pas rare qu’ils oublient : soit la date, soit l’horaire de leur rendez-vous.

Dans ce cas, ils sont donc ravis de recevoir quelques heures avant (12h, 24h, 72h…) un SMS de rappel qui leur rafraîchira la mémoire. Bien évidemment, pour les professionnels, l’intérêt est aussi de diminuer le risque d’oubli et donc de s’assurer un bon taux de remplissage car, qui dit client absent dit perte de temps et d’argent.

Le paiement en ligne pour éviter les no-shows

Au moment de la réservation en ligne, il est possible et même conseillé dans certains cas, de demander un paiement, qu’il s’agisse d’un acompte ou d’un règlement total.

Le paiement contribue à l’expérience et à la satisfaction client. En quelques clics, la réservation est garantie, aussi bien pour le client que pour le professionnel. Il va sans dire que c’est aussi un moyen pour les professionnels de sécuriser leurs réservations et de lutter efficacement contre les « no-shows », à savoir les clients qui n’honorent pas leur rendez-vous et ne prennent même pas la peine de prévenir. Le paiement est synonyme d’engagement à tenir !

La collecte d’avis automatique pour booster vos réservations

Les avis client constituent un facteur majeur dans le processus de décision de tout client. En effet, presque 9 acheteurs en ligne sur 10 consultent les avis clients sur internet.

Comment gérer ses réservations en ligne ?

MyRezApp vous permet, à l’issue de chaque rendez-vous, de solliciter automatiquement l’avis des clients grâce à un module prévu à cet effet. Ces avis peuvent être relayés automatiquement sur le site du professionnel. C’est un excellent moyen pour lui de mettre en valeur la qualité de ces services.

Et puis c’est une aide précieuse pour tout professionnel voulant veiller à sa réputation ! Avoir les feedbacks des clients permet d’évaluer leur satisfaction. Si le retour est négatif vous avez le moyen de rectifier le tir, avec la proposition d’une réduction valable sur la prochaine prestation par exemple. Si l’avis est positif, c’est parfait pour susciter l’attention et déclencher des réservations !

Posted by: Coralie Lebeau

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