Category Archives: Rendez-vous en ligne

3 astuces pour gérer au mieux votre agenda et optimiser vos rendez-vous

Pas toujours évident de ne pas se laisser happer par le tumulte du quotidien ! C’est d’autant plus vrai lorsque l’on est « solo-entrepreneur » et que l’on gère toute l’activité de A à Z. Voilà donc 3 astuces pour bien gérer votre agenda, optimiser vos rendez-vous et aborder chaque semaine sereinement :)

#1 Prenez quelques minutes pour organiser votre semaine

Afin d’organiser au mieux la semaine à venir, jetez un œil à votre agenda la veille, de sorte à avoir un aperçu de ce qui vous attend. Vous constaterez alors que telle journée est bien remplie, que telle autre, au contraire, est plutôt calme, que tel collaborateur sera absent quelques heures tel jour etc. Avoir cette vision globale avant d’entamer la semaine vous permettra d’anticiper certaines actions. Par exemple, vous pourrez décider de profiter d’une journée un peu plus « light » pour vous occuper de choses importantes que vous remettez sans cesse à plus tard : mettre à jour votre site internet, animer vos réseaux sociaux, rédiger un article pour votre blog professionnel, préparer des offres promotionnelles etc. Il y a toujours quelque chose que nous négligeons, faute de temps, ou plutôt, faute d’organisation !

#2 Optimisez votre taux de remplissage grâce à des promotions de dernière minute

Si vous pouvez profiter de vos heures creuses pour avancer sur certains sujets, vous pouvez également chercher à « remplir » ces créneaux en incitant vos clients à réserver. Pour cela, vous pourrez par exemple proposer des promos de dernière minute, des tarifs préférentiels pour les créneaux que vous souhaitez « combler » et ainsi optimiser votre taux de remplissage cette semaine. Bien sûr, vous partagerez l’information sur Facebook, Instagram ou tout autre réseau social que vous utilisez. Tout le monde doit savoir qu’il y a -X% sur toutes les prestations tel jour entre telle heure et telle heure ! Si vous êtes un utilisateur MyRezApp, vous pourrez même paramétrer des promos valables à des moments bien précis et les communiquer aux clients par SMS ou e-mail, directement depuis votre interface !

#3 Anticipez et prévenez les rendez-vous oubliés !

Nous menons tous des vies à 100 à l’heure et, à force de saturation, il nous arrive régulièrement d’oublier certaines choses. Vos clients peuvent ainsi « zapper » un rdv avec vous. Evidemment, un client absent est un client qui vous fait perdre de l’argent. Face à cela, il existe une solution très simple et peu coûteuse : le SMS. Envoyez donc un texto à vos clients la veille ou l’avant-veille du rendez-vous, afin de vous assurer qu’ils seront bien présents. Si vous êtes un utilisateur MyRezApp, vous n’avez pas besoin de vous en soucier car cette tâche est entièrement automatisée. A partir du moment où un rdv est enregistré dans votre agenda en ligne, alors un rappel par SMS est automatiquement envoyé, sans même que vous n’ayez à y penser ! Cette astuce permet de diminuer drastiquement les rendez-vous oubliés et vous permet alors de préserver vos marges.

Et si vous optiez pour un agenda en ligne ?

Privilégier un agenda en ligne, surtout s’il permet à vos clients de réserver en ligne en toute autonomie, permet d’avoir une meilleure gestion de votre activité au quotidien. En effet, il vous soulage de plein de petites tâches chronophages, ce qui fait que vous avez plus de temps à consacrer à vos clients, à des tâches dont la valeur ajoutée est plus importante ou même à votre vie de famille / vie privée - c’est important ! Alors, prêt(e) à gérer votre planning d’une main de maître ?

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Pourquoi vos clients préfèrent-ils réserver en ligne ?

Oui, c’est une bonne question ça :) Pourquoi les internautes plébiscitent-ils la réservation en ligne ?

Cela fait déjà quelques temps que les consommateurs ont modifié leur comportement et la façon dont ils réservent des prestations de services, qu’il s’agisse de voyages, loisirs, beauté, santé/bien-être etc. Il va sans dire que l’avènement du e-commerce et le renforcement de la sécurité des données et des paiements sont passés par là. Rare sont ceux aujourd’hui qui n’achètent jamais rien en ligne. Et puisque l’on achète en ligne, eh bien, on réserve aussi en ligne !

Si vous travaillez sur réservation ou rendez-vous, vous vous en êtes certainement rendu compte a priori. Evidemment, vous aurez toujours des clients qui préféreront prendre leur téléphone pour prendre rendez-vous et il n’y a rien de mal à cela. Cela dit, une majorité de clients de tous âges privilégiera la réservation en ligne si vous leur proposez ce service, grâce à une solution comme MyRezApp par exemple.

Pourquoi vos clients préfèrent réserver en ligne ? Il y a moult raisons à cela et aujourd’hui nous vous en donnons trois.

1. Vos clients font tout (ou presque) sur Internet

De nos jours, les clients sont très bien informés et savent généralement précisément ce qu’ils veulent. Ils n’hésitent donc pas à faire des recherches approfondies et à comparer grâce au web. Ainsi, s’ils trouvent des prestations qui leur conviennent sur votre site Internet, ils voudront les réserver, c’est la suite logique :) Et c’est à ce stade que la valeur ajoutée d’un système de réservation en ligne se fait sentir !

Si la réservation en ligne n’est pas possible, ces clients potentiels vous appelleront en espérant avoir quelqu’un au téléphone - ce qui n’est pas toujours le cas, vous ou votre équipe pouvant parfois être très occupé(e), surtout si l’appel tombe en plein « rush » !, ils feront part de leur souhaits en terme de date/horaire et vous lui indiquerez alors si c’est possible, avec contre-proposition si ça ne l’est pas… Pas hyper fluide, non ?

En revanche, si vous disposez d’un module de réservation en ligne sur votre site web, les internautes peuvent directement consulter vos disponibilités et ainsi réserver le créneau qui leur convient le mieux, en quelques clics. Et ce 24h/24, 7j/7, contrairement au téléphone ! On ne peut le nier, c’est quand même bien plus pratique :) C’est d’ailleurs ce qui nous mène au point n° 2.

2. Qui dit réservation en ligne, dit réservation à tout moment du jour ou de la nuit, où que l’on se trouve

Il faut bien le dire, l’inconvénient majeur de la réservation par téléphone, c’est qu’elle dépend de vos horaires d’ouverture (heureusement que vous avez droit au repos, comme tout le monde !). De l’autre côté, vos clients, dans la plupart des cas, travaillent durant la journée (comme vous) et disposent de peu de temps pour s’occuper de leurs affaires personnelles pendant ces heures. Vous voyez où nous voulons en venir… Ce n’est pas toujours simple de faire correspondre vos agenda !

Cette contrainte n’existe plus avec la réservation en ligne puisque Internet abolit les limites spatio-temporelles. Si votre client veut s’occuper de prendre rendez-vous à 23h00, confortablement installé dans son canapé ou à 7h00, dans le bus, rien ne l’en empêche ! Avec une solution de réservation en ligne comme MyRezApp, les clients peuvent réserver à tout moment, depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette).

3. Réserver en ligne est synonyme d’autonomie pour vos clients

L’un des aspects sous-estimés de l’essor de la réservation en ligne est le sentiment d’autonomie et de contrôle qu’elle procure aux clients dans leur processus d’achat. Les clients veulent être libres de prendre leurs propres décisions, sans forcément devoir compter sur l’intervention d’un tiers, vous, en l’occurrence.

L’avantage pour vous, c’est qu’un client autonome est un client qui vous fait gagner du temps. C’est ce qu’expliquait par exemple Flavy, utilisatrice de MyRezApp :

« […] Avant MyRezApp, c’était à moi de tout gérer, de A à Z. Les élèves n’avaient aucune autonomie pour les inscriptions […]. Bien évidemment je n’étais pas toujours libre de répondre aux appels, textos ou mails instantanément. Il pouvait parfois m’arriver de répondre en 24h, voire 48h. Ce n’est pas l’idéal […]. Aujourd’hui, MyRezapp me permet de me […] en donnant plus d’autonomie aux élèves. »

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Agenda papier : 4 raisons d’arrêter d’y noter ses réservations ou rendez-vous

Encore à l’heure actuelle, pour de nombreux professionnels des services travaillant sur réservation ou rendez-vous, l’agenda papier reste le choix par défaut. Certes, il est très facile à utiliser et ne demande aucun effort d’apprentissage, mais on ne peut pas dire que ce soit l’outil le plus intéressant. Nous vous expliquons pourquoi !

Alors voyons en détails pourquoi vous devriez sortir temporairement de votre zone de confort et ne plus utiliser un calendrier papier pour gérer vos rendez-vous:

1. Pas de constitution et mise à jour automatique du fichier clients

Avec un planning « traditionnel », vous êtes contraint(e) de créer et gérer par ailleurs un fichier clients car, à moins que vous ne disposiez d’un bijou technologique dont personne n’a le secret, votre agenda papier n’est pas capable de « communiquer » avec tout autre outil (pas même l’antique Excel !). C’est donc à vous de réaliser cette tâche supplémentaire qui s’avère souvent chronophage et, évidemment, comme tout le monde, vous êtes toujours à cours de temps… C’est embêtant.

Bien sûr, vous pouvez toujours vous dire :

« Au diable le fichier clients ! A quoi ça sert de toute façon ? »

Pourquoi pas… Mais vous passez dans ce cas à côté d’une chose capitale qu’un potentiel acquéreur (en cas de revente) ou banquier (lors d’une recherche de financement) exigera. Si vous n’êtes pas en mesure de fournir ces informations, cela joue en votre défaveur car le fichier clients complet et à jour est un argument de négociation majeur.

De même, impossible d’envoyer une newsletter (ou toute autre message à caractère informatif ou promotionnel) simplement sans fichier clients. Il est pourtant crucial de maintenir un contact régulier avec sa clientèle pour la fidéliser et ainsi préserver ses revenus.

Bien entendu, inutile de préciser que cela doit être fait dans les règles de l’art, conformément aux principes de la CNIL et du RGPD. En gros, demandez bien l’autorisation avant d’adresser vos annonces marketing à quiconque.

2. Pas de statistiques pour évaluer les performances de votre entreprise

De même qu’il n’est pas capable de gérer un fichier clients, votre vieux carnet de rendez-vous ne peut pas faire de statistiques qui permettent de mettre en lumière les forces et faiblesses de votre business.

Visualiser simplement quelles sont les prestations les plus réservées ou, au contraire les plus « délaissées », noter l’évolution de votre panier moyen ou encore de votre taux d’annulation, les périodes les meilleures en termes de chiffre d’affaires… Toutes ces informations sont une mines d’or pour la gestion de votre entreprise. Elles constituent une aide précieuse à la décision et vous permettent d’agir de façon éclairée.

« Ne dit-on pas qu’un homme averti en vaut deux ? »

Inutile de préciser que réaliser ce travail à partir de votre agenda papier relève du défi…

3. Une gestion administrative plus complexe

Facturation, fiscalité etc. Tout est plus compliqué à partir du moment où la gestion se fait avec des outils désuets.

S’il est impossible que votre agenda papier génère de simples factures, un agenda en ligne, lui, saura vous « sortir » celle correspondant à chaque réservation en deux temps 3 mouvements (s’il dispose de cette fonctionnalité, bien sûr - c’est le cas chez MyRezApp).

Si vous faites ne serait-ce que 5 réservations par jour, pourquoi perdre du temps à créer manuellement une centaine de factures par mois, alors qu’un logiciel de réservation bien conçu peut le faire à votre place ?

Autre exemple : au niveau des impôts, les contrôles anti-fraude se multiplient et vous devez être en mesure de fournir toutes les informations concernant votre activité aux agents du fisc. On peut en effet vous demander de justifier vos résultats à tout moment.

Dans ce cas, la lecture de votre agenda papier, le traitement et le croisement de ces informations avec vos données comptables peuvent être très fastidieux. Bien souvent, dans ce cas, la personne en charge des vérifications éprouvera des difficultés et, dans le doute, soyez-en certain(e), la décision finale ne sera pas en votre faveur.

4. Une perte de temps considérable

Nous l’évoquions plus haut, l’inconvénient numéro de l’utilisation d’un agenda papier reste le temps perdu. Oui, avec un calendrier papier vous perdez du temps ! A ce niveau, les deux choses qui reviennent le plus souvent lorsque nous discutons avec nos utilisateurs sont les suivantes :

1) Les clients doivent forcément appeler pour obtenir un rendez-vous. Avez-vous déjà calculé le temps passé au téléphone ? Pour un entrepreneur travaillant seul, cela représente généralement le quart de son temps. C’est autant de temps qui n’est pas consacré à des tâches plus importante pour l’activité. C’est d’ailleurs ce qu’expliquaient Béatrice et Flavy dans leur témoignage. Et ici on ne compte même pas le temps passé au téléphone pour gérer les reports et annulations !

2) Pour prévenir les « oublis », nombreux son ceux qui s’obligent à contacter les clients la veille ou l’avant-veille pour leur rappeler leur rendez-vous (appel ou simple SMS). Mises bout à bout, on constate que ces minutes passées à faire ce travail représentent en moyenne trois heures par semaine - cela dépend beaucoup du volume d’activité, cela peut être plus ou moins, évidemment.

Comme vous le voyez, l’agenda papier est loin d’être un outil efficace. Pourquoi ne pas opter pour un système informatisé pour la gestion de vos réservation (on parle souvent d’ « agenda en ligne ») ? Essayez donc MyRezApp, une version gratuite vous permettra même de vous y mettre « en douceur » et vous pourrez toujours opter pour des fonctionnalités Premium par la suite, si vous le souhaitez.

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Réservations et rendez-vous en ligne depuis votre page Instagram

Dans de nombreux secteurs comme la beauté (prothésiste ongulaire, dermographiste etc.), le sport (coach personnel, studios de cross training etc.) ou encore les loisirs (canyoning, parapente etc.), Instagram est un excellent outil pour se faire connaître et mettre en avant son travail, ses prestations.

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti de votre page Instagram, n’hésitez pas pas y associer un module de réservation en ligne comme celui proposé par MyRezApp. Cela permettra à vos abonnés et, plus largement, à tous ceux qui vous découvrent de réserver en ligne la prestation de leur choix, directement à partir de votre compte Instagram.

Dans cet article, nous vous expliquons comment mettre en avant vos disponibilités sur « Insta », ainsi que des conseils, astuces et outils que vous pouvez utiliser pour des « posts » au petits oignons :)

Une adresse de réservation claire et concise pour votre bio Instagram

La première étape, évidemment, c’est d’ajouter le lien vers votre page de réservation à votre bio. Astuce, si l’URL en question est plutôt longue, n’hésitez pas à utiliser un raccourcisseur d’URL (également appelé « réducteur de lien » ou « minimiseur d’URL ») comme Bitly. Utilisez un lien court et facilement mémorisable ne peut être qu’un atout. Ainsi, au lieu de https://monurlhyperlongue.com/mesprestations/reservez-en-ligne/ vous pourrez avoir quelque chose comme bit.ly/rdvsalon par exemple. Plus simple, non ? D’ailleurs cette URL courte peut être utilisée sur d’autres supports qu’Instagram, bien évidemment !

toplashes
Exemple de bio instagram

Pour les plus « pointus » d’entre vous, nous avons découvert il y a quelques temps, sur le blog de Calliframe, un super outil gratuit qui permet d’associer non pas un mais plusieurs liens à une bio Instagram : Linktree (en anglais uniquement malheureusement). On vous laisse découvrir ça !

« Postez » régulièrement vos disponibilités sur Instagram…

Maintenant que le lien vers votre page de réservation apparaît tout en haut de votre profil Instagram, dans votre bio, et que les utilisateurs peuvent prendre rendez-vous en quelques clics, il faut aller plus loin. En effet, si vous souhaitez vraiment commencer à enregistrer des réservations depuis Instagram, il est judicieux de mettre en avant, régulièrement, les créneaux encore disponibles. Faire du « teasing » en quelque sorte !

Il faut considérer cela comme un genre de publicité « flash », éphémère - et surtout gratuite ! que vous pouvez diffuser régulièrement pour informer que vous êtes disponible et inviter votre public à prendre rendez-vous. Vous ferez donc des publications du type :

Mesdames, il est encore temps de vous faire belles pour ce week-end :) Nous avons encore des disponibilités aujourd’hui entre 17h30 et 19h00, prenez rendez-vous en ligne !

Ou encore :

Il nous reste encore trois places pour le canyon d’Heas demain. Venez avec nous ! Bonne humeur et adrénaline garanties !

… Et associez y de belles images

Bien sûr, au-delà de l’appel à l’action qui doit être très clair, vous associerez à ces publications vos plus belles images afin qu’elles ne passent pas inaperçu et qu’elles suscitent l’envie, qu’elles déclenchent la réservation :)

Nul besoin d’être un(e) grand(e) photographe ou un(e) artiste pour avoir de belles images à poster ! Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de créer de super visuels très rapidement. C’est le cas de Canva par exemple. Avec un tel outil, vous pourrez très facilement superposer texte et photo avec un rendu hyper professionnel !

Repérez les « bons » hashtags et utilisez les !

Lorsque que l’on publie sur Instagram, il n’y a pas de règle, si ce n’est celle du sacro-saint hashtag (signe #) :) Il est important de bien connaître et repérer ceux propres à votre activité car les utiliser permettra à vos publication d’être trouvées plus facilement par votre audience cible. En effet, les hashtags ne sont ni plus ni moins que des signaux qui indiquent à votre public que vous avez vraisemblablement quelque chose qui l’intéresse. Attention toutefois à ne pas alourdir votre publication. Trop de # tue le #.

Dans le monde du tatouage par exemple, on retrouve souvent les hashtags suivants : #tatouage, #tatouagefemme, #tatoo, #tatoogirl, #tatoomen, #tatooart, #tatooartist, #tatooaddict etc. A vous de trouver les vôtres :)

hashtags #barbershop
Exemple de hashtags pour les « barbershops »

Astuces : vous pouvez prendre 15 minutes pour vous constituer une liste de hastags intéressants pour vous. Ainsi, en fonction des publications, vous n’aurez plus qu’à piocher dans cette liste ceux qui conviennent le mieux. Bien entendu, il faudra penser à mettre à jour cette liste régulièrement histoire d’être sûr de ne pas passer à côté du hashtag du moment :)

Voilà pour ces quelques conseils ! Nous espérons qu’ils vous seront utiles :) A vous de jouer maintenant !

Réservation et rendez-vous en ligne : comment ça marche ?

Internet a transformé la façon dont ont gère ses réservations et rendez-vous

Le web a profondément modifié notre quotidien ; aussi bien notre vie personnelle que professionnelle. Ainsi, au sein même de l’entreprise beaucoup de choses ont changé, notamment la façon dont on gère les réservations ou rendez-vous. L’époque où les clients décrochaient leur téléphone et où l’on sortait son carnet de rendez-vous afin de trouver une date pouvant convenir à chacun voit sa fin très proche.

En 2017, le nombre de personnes ayant réservé en ligne a fait un bon, que ce soit via les réseaux sociaux, les sites spécialisés ou directement sur le site des professionnels. Il faut dire que cela simplifie grandement les choses pour le client car, dans la plupart des cas, il reçoit instantanément une confirmation de sa réservation, peut ajouter le créneau dans son propre agenda en un clic, reçoit éventuellement un rappel par e-mail ou SMS quelques heures (ou jours) avant, ce qui empêche les trous de mémoire… Bref, c’est devenu d’une simplicité écrasante pour le client. Qu’en est-il alors pour l’entreprise ?

Réservation en ligne : la clé pour toute entreprise en phase avec son époque

Afin de « coller » aux usages de leur clientèle, de plus en plus d’entreprises se dotent d’un système de réservation en ligne, d’un logiciel permettant à n’importe quel client de réserver, voire, de payer pour un service, directement depuis le site Internet et/ou les réseaux sociaux de l’entreprise. Ainsi, qu’ils soient devant leur ordinateur, sur leur tablette ou leur smartphone, les clients peuvent effectuer leur réservation à tout moment, où qu’ils se trouvent. Ainsi, la gestion traditionnelle des réservations ou rendez-vous par téléphone s’efface de plus en plus pour laisser place à la e-réservation.

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Comment fonctionne un logiciel de réservation en ligne?

Généralement, une solution de réservation en ligne vous permet, d’une part, de gérer vos réservations ou rendez-vous grâce à une interface d’administration. D’autre part, elle vous permet de proposer un module de réservation en ligne à vos clients. Celui-ci vient généralement se « greffer » à votre site web par une manipulation très simple. Ainsi, n’importe quel client se rendant sur votre site web peut réserver rapidement en sélectionnant sa prestation et la date et l’heure qui lui conviennent le mieux.

Si nécessaire, il est aussi possible d’associer du paiement à la réservation en ligne. Dans ce cas, la réservation n’est validée qu’à partir du moment où le client dûment complété le formulaire de paiement. Chez MyRezApp par exemple, les passerelles de paiement sécurisé proposées sont PayPal et Stripe. Il s’agit de solutions sans contrat VAD pouvant être mises en place très rapidement. L’avantage de faire payer au moment de la réservation, qu’il s’agisse d’un simple acompte ou d’un règlement total, c’est que cela « engage » davantage le client.

A la suite de la réservation en ligne, un certains nombre de tâches s’effectuent automatiquement, tout au long des différentes étapes du parcours client : envoi d’une confirmation, d’un rappel par texto ou encore d’un questionnaire de satisfaction à la suite de la prestation. De même, il est plus facile pour vous de maintenir à jour votre fichier clients grâce à la réservation en ligne. En effet, celui-ci s’alimente « tout seul », au gré des rendez-vous.

Il va sans dire que si la réservation en ligne est très pratique pour les clients, elle l’est tout autant pour les entreprises auxquelles elle permet de gagner du temps, grâce à l’automatisation de nombreuses « petites tâches » du quotidien qui, mises bout à bout, se révèlent monstrueusement chronophages. Finalement la mise en place d’un logiciel comme MyRezApp apporte un gain indéniable de productivité.

Tout cela vous intéresse ? N’hésitez pas à créer un compte gratuit ou à nous contacter pour plus de renseignements. :)

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