Avantages et inconvénients d’un système de réservation en ligne

Pour de nombreux indépendants, auto-entrepreneurs, TPE et PME travaillant sur rendez-vous ou réservation, gérer les demandes autrement que par téléphone n’a pas été envisagé. Après tout, cela fait des années qu’ils procèdent de la même façon, pourquoi changer ? On le sait bien, de façon général, l’être humain n’aime pas le changement. Nous sommes tous pareils :)

Pourtant, il existe une autre manière de procéder : la réservation en ligne. En résumé, les systèmes de réservation en ligne sont des moyens de réservation sécurisés qui s’intègrent au site web des professionnels et grâce auxquels les clients peuvent vérifier la disponibilité, réserver le créneau qui leur convient le mieux et, éventuellement, payer en ligne leur prestation.

En tant que spécialistes de la réservation en ligne, nous sommes quotidiennement témoins de l’impact qu’un logiciel de réservation en ligne peut avoir sur une entreprise. Nous savons aussi que les avantages d’un tel système ne sont pas forcément visibles immédiatement. C’est pourquoi nous avons voulu partager avec vous les avantages et les inconvénients d’un système de réservation en ligne.

Avantage #1 : gagner du temps sur la gestion des réservations ou rendez-vous

Lorsque l’on pense à tout le travail que la gestion des réservations ou rendez-vous représente pour vous ou vos employés, il est évident qu’il s’agit là d’une tâche chronophage. En effet, prendre les réservations ou rendez-vous par téléphone nécessite qu’une personne soit disponible en permanence. Avec un système de réservation en ligne c’est une contrainte que l’on n’a pas car c’est lui qui prend le relai. C’est ce qu’expliquent Fanny ou Béatrice, utilisatrices de MyRezApp.

Avec une solution de ce type, le processus de réservation est automatisé. Les clients voient directement s’il y a de la place disponible à une date précise, peuvent choisir l’heure qui leur convient et reçoivent automatiquement une confirmation de leur réservation par e-mail, voire même un rappel 24, 48 ou 72h avant. Tout cela sans qu’une intervention humaine ne soit nécessaire. Cela laisse donc davantage de temps pour des tâches plus importantes comme le marketing et la communication par exemple. Consacrer plus de temps à se faire connaître c’est optimiser ses revenus !

Avantage #2 : réduire le nombres d’appels téléphoniques reçus

Lorsque l’unique moyen de prendre les réservations ou rendez-vous est le téléphone, vos clients ne bénéficient que de quelques heures dans la journée pour s’y atteler, à savoir pendant les heures d’ouvertures. Sachant qu’ils ont également leurs propres contraintes d’horaires de leur côté - tout comme vous, ils travaillent, il n’est pas rare que les appels soient concentrés sur certaines heures. Il s’agit généralement du début de matinée, de la pause déjeuner (si c’est ouvert à ce moment là, sinon tant pis !) et la fin de journée.

Cela créer bien souvent des « pics d’appels » difficiles à gérer, voire, des goulots d’étranglement au niveau de votre ligne téléphonique, avec des clients contraints de rappeler pour cause de ligne occupée. Rappellent-ils tous ? Pas si sûr…

Face à cela, avoir un système de réservation en ligne c’est comme avoir un standard disponible à toute heure du jour ou de la nuit. Cela laisse davantage de flexibilité aux clients et allège considérablement la quantité d’appels reçus, jusqu’à -70% ! Là aussi cela représente un gain de temps et la possibilité de pouvoir s’occuper sereinement sur les clients sur place.

Avantage #3 : générer des revenus supplémentaires

Générer des revenus et pouvoir vivre correctement de son entreprise est le but de tout entrepreneur. Face à la concurrence, il faut sans cesse se renouveler et chercher à se différencier de sorte à ce que le carnet de rendez-vous soit bien rempli.

A ce niveau, proposer un service de réservation en ligne disponible 7j/7, 24h/24 entraîne la satisfaction client. C’est quand même top de pouvoir réserver à 21h alors qu’on est tranquillement installé dans son canapé ! C’est également l’occasion d’attirer une clientèle plus jeune qui fait tout par Internet. Et, pour peu que vous soyez le seul dans votre zone à proposer un tel système, cela vous donne une longueur d’avance !

Il est également important de trouver des moyens de générer des « ventes additionnelles », à savoir vendre un produit ou un service complémentaire à celui initialement voulu. Avec une solution comme MyRezApp par exemple, les clients peuvent se voir proposer, lors de la réservation en ligne, des service complémentaires qu’ils peuvent ajouter à leur « commande ».

Ainsi, un club de plongée pourra proposer, en complément du baptême, l’achat d’une vidéo souvenir en HD qu’on aura le plaisir de regarder en famille ou entre amis. Une esthéticienne pourra, elle, proposer l’utilisation d’une crème « prestige » lors du soin moyennant quelques euros de plus. Nous pourrions vous lister encore plein d’exemples ! Le tout est de savoir ce pourquoi vos clients peuvent « craquer » et de leur mettre sous le nez :)

Il est également possible de proposer des bons-cadeaux - utilisables lorsque l’on réserve en ligne bien sûr. Ils sont un excellent moyen de « doper » le chiffre d’affaires. Grâce à ceux que l’on appelle aussi les « chèques cadeaux » ou les « cartes cadeaux », il est en effet possible d’augmenter de 20% en moyenne ses revenus.

Ce qui est d’autant plus intéressant avec le bon-cadeau, c’est qu’il permet de faire connaître son entreprise et de renouveler sa clientèle. Le tiers des bénéficiaires d’un chèque cadeau affirment qu’ils n’avaient jamais fréquenté l’établissement auparavant et qu’ils n’auraient pas forcément eu l’occasion de le découvrir sans cela.

Ainsi on se rend bien compte à quel point un système de réservation en ligne bien pensé peut contribuer à générer un flux de revenus supplémentaires pour votre entreprise et donc la faire croître.

Inconvénient : cela peut avoir un coût

Généralement, le coût d’un système de réservation en ligne dépend des fonctionnalités apportées. Il y a des systèmes basiques - ce n’est en aucun cas un terme péjoratif, proposés gratuitement ou presque ; et d’autres plus complets, avec des options plus avancées, plus onéreux - à juste titre. Chez MyRezApp nous vous laissons le choix des fonctionnalités utilisées à l’utilisateur. Chacun peut donc faire le choix entre une solution basique totalement gratuite ou une solution plus avancée dont le coût dépend des fonctionnalités utilisées (voir nos tarifs).

D’autre part, des modèles de facturation différents existent. Certains logiciels prennent une commission (en valeur ou en pourcentage) sur chaque réservation ; d’autres (comme MyRezApp) proposent des abonnements mensuels qui permettent d’avoir une vue très claire du budget que l’on y consacre et qui permettent d’anticiper les coûts.

Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire notre article « Comment choisir un moteur de réservation en ligne ? ».

Alors oui, cela peut avoir un coût mais, en fin de compte, au regard des avantages non négligeables que cela apporte, le jeu en vaut largement la chandelle !

Posted by: Team MyRezApp

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