3 astuces pour gérer au mieux votre agenda et optimiser vos rendez-vous

Pas toujours évident de ne pas se laisser happer par le tumulte du quotidien ! C’est d’autant plus vrai lorsque l’on est « solo-entrepreneur » et que l’on gère toute l’activité de A à Z. Voilà donc 3 astuces pour bien gérer votre agenda, optimiser vos rendez-vous et aborder chaque semaine sereinement :)

#1 Prenez quelques minutes pour organiser votre semaine

Afin d’organiser au mieux la semaine à venir, jetez un œil à votre agenda la veille, de sorte à avoir un aperçu de ce qui vous attend. Vous constaterez alors que telle journée est bien remplie, que telle autre, au contraire, est plutôt calme, que tel collaborateur sera absent quelques heures tel jour etc. Avoir cette vision globale avant d’entamer la semaine vous permettra d’anticiper certaines actions. Par exemple, vous pourrez décider de profiter d’une journée un peu plus « light » pour vous occuper de choses importantes que vous remettez sans cesse à plus tard : mettre à jour votre site internet, animer vos réseaux sociaux, rédiger un article pour votre blog professionnel, préparer des offres promotionnelles etc. Il y a toujours quelque chose que nous négligeons, faute de temps, ou plutôt, faute d’organisation !

#2 Optimisez votre taux de remplissage grâce à des promotions de dernière minute

Si vous pouvez profiter de vos heures creuses pour avancer sur certains sujets, vous pouvez également chercher à « remplir » ces créneaux en incitant vos clients à réserver. Pour cela, vous pourrez par exemple proposer des promos de dernière minute, des tarifs préférentiels pour les créneaux que vous souhaitez « combler » et ainsi optimiser votre taux de remplissage cette semaine. Bien sûr, vous partagerez l’information sur Facebook, Instagram ou tout autre réseau social que vous utilisez. Tout le monde doit savoir qu’il y a -X% sur toutes les prestations tel jour entre telle heure et telle heure ! Si vous êtes un utilisateur MyRezApp, vous pourrez même paramétrer des promos valables à des moments bien précis et les communiquer aux clients par SMS ou e-mail, directement depuis votre interface !

#3 Anticipez et prévenez les rendez-vous oubliés !

Nous menons tous des vies à 100 à l’heure et, à force de saturation, il nous arrive régulièrement d’oublier certaines choses. Vos clients peuvent ainsi « zapper » un rdv avec vous. Evidemment, un client absent est un client qui vous fait perdre de l’argent. Face à cela, il existe une solution très simple et peu coûteuse : le SMS. Envoyez donc un texto à vos clients la veille ou l’avant-veille du rendez-vous, afin de vous assurer qu’ils seront bien présents. Si vous êtes un utilisateur MyRezApp, vous n’avez pas besoin de vous en soucier car cette tâche est entièrement automatisée. A partir du moment où un rdv est enregistré dans votre agenda en ligne, alors un rappel par SMS est automatiquement envoyé, sans même que vous n’ayez à y penser ! Cette astuce permet de diminuer drastiquement les rendez-vous oubliés et vous permet alors de préserver vos marges.

Et si vous optiez pour un agenda en ligne ?

Privilégier un agenda en ligne, surtout s’il permet à vos clients de réserver en ligne en toute autonomie, permet d’avoir une meilleure gestion de votre activité au quotidien. En effet, il vous soulage de plein de petites tâches chronophages, ce qui fait que vous avez plus de temps à consacrer à vos clients, à des tâches dont la valeur ajoutée est plus importante ou même à votre vie de famille / vie privée - c’est important ! Alors, prêt(e) à gérer votre planning d’une main de maître ?

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Zoom sur le module de caisse Loi 2018 proposé par MyRezApp

La Loi de Finance de 2018 a semé la panique pendant des mois chez les professionnels (en réalité il s’agit d’une loi de 2016 entrée en vigueur au 1er Janvier 2018). De nombreuses rumeurs ont circulé et certains commerciaux peu scrupuleux ont surfé sur la psychose ambiante pour « imposer » leur solution, en usant d’arguments fallacieux.

Logiciel de caisse et Loi 2018, qui est concerné ? Démêlons le vrai du faux.

D’abord, seuls les professionnels soumis à la TVA sont concernés par cette loi. En effet, depuis le 01/01/2018, les professionnels utilisant déjà une solution de gestion informatisée doivent s’assurer qu’elle est conforme à la Loi de Finance de 2018. De fait, en cas de contrôle, l’absence d’attestation de l’éditeur assurant de la conformité du logiciel utilisé sera passible d’une amende de 7 500 euros.

Ainsi, les professionnels qui ne dispose pas d’un système informatisé ne sont a priori pas concerné par cette mesure. Sont aussi exclus de ce dispositif :

  • Les commerçants dont le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 82 200 euros (livraisons de biens, ventes à consommer sur place…) ;
  • Les prestataires de services dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas 32 900 euros par an.

Pour en savoir plus : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/certification-logiciel-caisse

Mais alors, s’il n’y a rien d’obligatoire, pourquoi informatiser la gestion de vos encaissements ? Quels sont les avantages ?

Informatiser la gestion de votre activité, et notamment celle de vos encaissements, est une chose à laquelle vous devriez penser, tant cela peut vous faire gagner du temps et de l’argent.

En effet, même s’il n’y a aucune obligation de s’équiper, la loi est claire. Si vous enregistrez vos règlements dans un simple cahier, vous devez respecter les règles détaillées à l’alinéa 3 de l’article 286 du CGI, à savoir : l’utilisation d’un livre aux pages numérotées sur lequel on doit inscrire, jour par jour, sans blanc ni rature, le montant de chacune des opérations… Autant dire qu’il y a intérêt à se montrer extrêmement rigoureux dans la tenue de ce registre, car, en cas de contrôle de l’administration fiscale, le moindre doute jouera malheureusement en votre défaveur.

À l’heure où le digital ne cesse de prendre de la place dans nos modes de vie et où l’informatisation des entreprises s’impose comme un facteur de compétitivité à part entière - on parle beaucoup de transformation numérique ! s’équiper d’un module de caisse est un investissement pertinent.

En effet, au-delà du risque d’erreur et du temps perdu, recourir à une solution « manuelle » ne facilite pas la compréhension des ventes, la connaissance des clients ou encore leur fidélisation car extraire, traiter et recouper l’information à partir de documents papier est une tâche on ne peut plus décourageante, il faut bien se l’avouer.

Cette incapacité à pouvoir analyser simplement l’activité, à avoir une vue globale se basant sur des chiffres et statistiques facilement accessibles, est un handicap énorme quand on sait à quel point la concurrence est féroce dans de nombreux secteurs. Dans ce cas, disposer d’informations permettant de prendre les bonnes décisions stratégiques est capital.

Avec un module de gestion des encaissements comme celui proposé par MyRezApp, vous n’avez plus de traitements et calculs à faire. Vous passez moins de temps à gérer la comptabilité, à remplir les journaux de caisse. Grâce aux ventes enregistrées dans l’application, votre export comptable se crée sans effort.

De plus, cela permet d’alimenter automatiquement votre fichier clients. Rapidement, vous avez accès aux informations les concernant : prestations et produits achetés, régularité/fréquence des visites… Il est ainsi plus facile de mieux connaitre chaque client et ses habitudes et donc de le fidéliser, notamment en lui proposant des offres personnalisées.

A ce sujet, MyRezApp propose également différents outils marketing permettant justement de pouvoir travailler la fidélisation et l’acquisition clients. Il est par exemple possible de solliciter l’avis de vos clients à l’issue de la prestation, dans un souci d’amélioration continue, de créer des codes promos personnalisés, d’envoyer des offres spéciales lors de campagnes d’e-mailing ou SMS ou encore de vendre de bons-cadeaux pour que les proches de vos clients actuels deviennent également vos clients !

Au-delà de la gestion de planning et de la réservation en ligne, MyRezapp est en effet un véritable suite logicielle complète, une solution tout-en-un pour gérer facilement votre activité de A à Z.

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Rencontre avec Philippe Gilles de SiteW, CMS en ligne

Cet été, nous avons eu l’occasion de découvrir la solution SiteW qui permet de créer son site web simplement. Nous avons pu échanger avec Philippe Gilles, responsable, entre autres, du Service aux Utilisateurs chez SiteW. On sent chez Philippe sa passion pour son métier et, bien que cela sorte du cadre de nos articles habituels, il nous a paru intéressant réaliser et partager avec vous cette interview dans lequel il nous livre, notamment, sa vision du Support Client.

Bonjour Philippe, peux-tu te présenter rapidement ?

Eh bien, je suis ingénieur informaticien de formation. Si j’en crois Wikipedia, lorsque j’ai reçu mon diplôme en juin 1993, il existait 130 sites web en tout dans le monde ! En tant que développeur web, j’ai pleinement vécu la révolution numérique. Je travaille depuis un an chez SiteW où je m’occupe de la relation client, du marketing et du développement à l’international.

Tu dois avoir des journées riches avec tout ça ! Peux-tu nous en dire davantage sur SiteW ?

Oh oui ! Je n’ai pas le temps de m’ennuyer et j’y prends beaucoup de plaisir :) SiteW édite un service en ligne pour la création de sites web originaux - on parle aussi de CMS en ligne, permettant aux particuliers, associations, collectivités et entreprises de se faire remarquer sur Internet à moindre coût et sans prérequis techniques. Depuis 10 ans, notre entreprise est installée en Auvergne, près d’Aurillac, et peut s’enorgueillir de plus de 1,5 million de sites créés !

Ah donc siteW est un outil « Made in France », comme MyRezApp ! Qu’est-ce qui vous différencie des autres CMS que l’on trouve sur le marché ?

Notre outil diffère de ses concurrents par le choix d’une interface gaie et colorée qui laisse une entière liberté de création à l’utilisateur. Par simple drag’n drop, on peut positionner n’importe quel élément à n’importe quelle position sur n’importe quelle page, et en personnaliser complètement l’apparence. Notre but est d’offrir à chacun la possibilité de créer un site unique et original, dans un cadre ludique et décomplexé. En gros, nous voulons que nos utilisateurs se fassent plaisir et soient eux-mêmes !

Au-delà de ça, la possibilité d’un site entièrement gratuit et sans publicité, ou bien le côté 100% made in France que nous évoquions tout à l’heure peuvent aussi motiver le choix de SiteW.

Effectivement, les utilisateurs Français ont tendance à privilégier les solutions Françaises. Il y a en France un patriotisme économique certain… Pour en revenir à la création de site, créer un site soi-même, c’est si facile que ça ?

En fait, cela dépend de l’aisance avec l’outil informatique et du niveau d’exigence de chacun. Chez SiteW, nous considérons que l’ergonomie n’est qu’une partie de la réponse. Les guides, tutoriels, FAQ viennent en complément, et plus encore, le support technique. L’aide et les explications d’un expert restent bien souvent le meilleur moyen pour apprendre et gagner en autonomie. Nous constatons que notre outil est classé premier de sa catégorie sur la plateforme d’avis TrustPilot car les utilisateurs se sentent écoutés, respectés et soutenus.

Ah oui, pas mal ! Quel est donc votre secret pour obtenir une telle satisfaction ?

Je distingue plusieurs points importants :

  • D’abord, une plateforme efficiente. Nous disposons d’un logiciel de support parfaitement adapté à nos besoins puisque nous l’avons développé nous-même, adossé à une large base de connaissances.
  • Ensuite, des interlocuteurs compétents. Nous avons fait un choix original qui consiste à n’avoir ni service client structuré ni technicien support attitré. Selon la demande exprimée, c’est le plus qualifié de l’équipe qui répond, et c’est parfois une réponse collective. Pour les supports en langue étrangère, notre traductrice intervient systématiquement.
  • Nous offrons aussi un traitement individualisé. Chaque question est traitée au cas par cas et reçoit une réponse personnalisée. Par le choix du modèle freemium, une majorité des demandes provient d’utilisateurs qui ne payent pas, mais nos réponses restent tout aussi soignées, bien que moins prioritaires, forcément.
  • Enfin, une bonne réactivité. La messagerie électronique est le média quasiment exclusif de notre support, ce qui nous permet de temporiser le traitement des questions. Mais nous tenons toujours les délais annoncés, ce qui engendre une réelle satisfaction chez nos clients.

Mais les clients ne préfèrent-ils pas un support plus direct ?

Ce n’est pas ce que nous constatons. Bien que l’époque semble être à l’immédiateté, nous constatons qu’un client qui reçoit une réponse par mail 2 heures après sa question est un client satisfait. En revanche, s’il attend une demi-heure au téléphone ou sur un service de chat, il s’en irritera. L’assistance en direct exige nécessairement des astreintes, s’avère chronophage, et pose des problèmes de langues et d’horaires à l’international. En ce qui concerne SiteW, avec une communauté de plus de 100’000 utilisateurs actifs chaque mois partout dans le monde, assurer un support en direct pour tous nécessiterait une organisation extrêmement coûteuse.

Pas faux… D’ailleurs, on parle beaucoup de chatbots et autres assistances par Intelligence Artificielle, qu’en penses-tu ?

Pour qu’un client se sente compris et bien accompagné, il faut savoir s’adapter à son niveau technique, à son niveau de langage, éclaircir ses questions, comprendre l’humour, pratiquer la politesse, apaiser les tensions, juger d’un compromis commercial, etc. De ce point de vue, les chatbots et autres assistances par IA me semblent encore très loin de pouvoir rivaliser avec l’humain. Au contraire, rien n’est plus agaçant qu’un chatbot qui ne comprend rien et qui répond à côté. Il y a de quoi perdre un client, même avec le plus excellent des produits !

Il existe bien les solutions offshore comme alternative… Y avez-vous déjà pensé chez SiteW ?

Sous-traiter et délocaliser le support, ça reste complexe, parce qu’avec un produit très évolué comme le nôtre, offrir aux utilisateurs une réponse de qualité nécessite un effort important de formation initiale et continue, même pour un support de premier niveau… Nous sommes un service « pure player », 100% en ligne, l’essentiel de notre relation clients se fait via le support. Sous-traiter cette relation, perdre ce contact avec nos utilisateurs, ce serait une perte de sens dans notre travail, sans compter la déperdition d’informations en provenance directe « du terrain » !

Evidemment, les retours clients sont très important. A ce niveau, peut-on dire que les problèmes aujourd’hui sont les innovations de demain ?

Selon nous, c’est partiellement vrai. Indéniablement, le support permet de détecter des dysfonctionnements, des manques, des défauts ergonomiques. Mais on s’aperçoit que c’est un miroir déformant, car tous les utilisateurs confrontés à une question ne contactent pas le support. Une partie des problèmes reste donc invisible au support.

Et on ne parle que des problèmes ! Or innover dépasse largement le cadre d’une simple résolution de problèmes. Par exemple, si les constructeurs automobiles créent des véhicules autonomes, ce n’est pas parce que leurs clients se sont plaints de devoir conduire eux-mêmes leur voiture. Pour être réellement proactive, une entreprise ne peut donc pas se contenter des retours clients.

Merci Philippe pour cet échange passionnant :) Quelques mots pour conclure ?

Merci à vous, ce fut un plaisir ! Pour conclure, cet échange, je tiens à dire que face à la dématérialisation croissante des outils et des services, savoir garder une réelle proximité avec les usagers constitue un véritable atout commercial : image de l’entreprise, adéquation à la demande des utilisateurs, satisfaction et fidélisation des clients. Cela crée également du lien et donne du sens à l’activité : dématérialiser n’est pas déshumaniser. Je n’ai jamais oublié cette phrase du PDG de l’importante SSII où j’ai démarré ma carrière : « notre métier, ce n’est pas l’informatique, notre métier, c’est le service ».

Google My Business : pourquoi vous devriez créer votre fiche dès maintenant

- Question : qu’est-ce qu’une grande majorité d’entrepreneurs veut et qui n’est pas si facile d’obtenir ?
- Plus de business via Google !

Eh oui, Google c’est 91,5% de parts de marché en France - 91,6% en Europe et 90,6% dans le Monde ! Cela signifie qu’une majorité écrasante de vos clients passent par ce moteur de recherche pour trouver toutes sortes de « choses ».

On pourrait alors croire que, comme dans une eau poissonneuse, il suffit de jeter sa ligne pour qu’une quantité astronomique de poissons morde à l’hameçon. Que nenni ! Ce serait bien trop simple ma pauv’ Lucette. Ça, ça ne marche que si vos produits ou prestations apparaissent en première page - voire parmi les toutes premières positions. Tout le monde le sait bien, rare sont les internautes qui s’aventurent au-delà de la première page de résultats :(

Car c’est bien là que l’affaire se corse. S’il y a de très nombreux poissons dans l’océan, il y a également un très grand nombre de pêcheurs et tous ne peuvent pas bénéficier du meilleur spot ! La concurrence est rude et travailler son référencement demande du temps. En effet, le SEO (Search Engine Optimisation) est un investissement à long terme.

 

Mais alors, que faire pour des résultats satisfaisants à court terme ? Eh bien c’est là qu’entre en jeu Google My Business :) C’est un excellent moyen de rendre votre entreprise instantanément visible via Google et donc de générer davantage de trafic. Créer la fiche de votre entreprise sur Google My Business est sans nulle doute la première étape pour que vos potentiels clients vous trouvent plus facilement lors de leurs recherches.

Mais au fait, Google My Business, qu’est-ce que c’est ?

C’est tout simplement le Saint Graal du référencement local ! Et c’est gratuit ! Nous avions d’ailleurs déjà eu l’occasion d’en parler dans cet article. Face à une recrudescence des recherches sur mobile et pour mettre en avant les business locaux, la firme californienne a décidé de proposer, une interface permettant de centraliser toutes les informations relatives à votre entreprise.

Avec Google My Business, en plus apparaître dans les résultats de recherche « classiques », votre entreprise apparaît également sur Google Maps. Vous disposez alors d’une visibilité accrue grâce à la géolocalisation. Cela a son importance, car, vous l’avez sans doute remarqué, Google affiche généralement les résultats géolocalisés avant tous les autres ! Par ailleurs, au-delà du fait d’accéder facilement à vos coordonnées, cela permet également à vos potentiels clients d’afficher l’itinéraire menant directement à votre entreprise !

google my business référencement local
Un exemple avec la requête « Cours de surf Biarritz ».

Cet outil vous permet également de collecter et mettre en avant les avis de vos clients, ce qui vous permet de capitaliser sur la qualité de vos produits et/ou services et ainsi de gagner la confiance des potentiels clients. On ne le répétera jamais assez, à l’heure où le « shopping » se veut social, les avis constituent une arme efficace.

A lire aussi sur le blog : « Avis clients : 5 façons de les utiliser pour faire croître vos réservations ».

Google My Business, comment ça marche ?

C’est très simple. il suffit de se rendre sur le site de Google MyBusiness et de se laisser guider ! Contrairement au référencement naturel qui demande un minimum de connaissances, remplir votre fiche Google My Business est un moyen simple, direct et « instantané » d’affirmer votre présence en ligne.

Par ailleurs, comme avec Google Analytics pour votre propre site internet, Google My Business propose un tableau de bord pour vous aider à suivre les performances de votre fiche et des différentes publications associées. Ainsi, si vous vous êtes-vous déjà demandé ce que les gens recherchent (les requêtes) pour trouver des entreprises comme la vôtre, si vous êtes curieux de savoir combien de personnes proviennent d’appareils mobiles etc., vous avez accès à ce type d’informations grâce au tableau de bord.

Une autre fonctionnalité intéressante : la possibilité pour les prospects de poser des questions. Cela vous aide à connaître les interrogations des internautes au sujet de votre entreprise, à identifier les informations manquantes ou celles qui sont mal comprises. Le plus intéressant dans tout ça c’est qu’il s’agit de questions/réponses publiques, consultables par tous. Cela signifie qu’au fil du temps, vous éliminez les questions récurrentes et n’avez plus à y répondre à chaque fois. L’information proposée aux prospects est donc toujours plus complète.

Ainsi, que vous débutiez votre activité ou que vous cherchiez un moyen de booster votre trafic, et donc vos revenus, l’inscription de votre entreprise sur Google My Business est une excellente chose. Ne tardez donc plus ! Créez votre fiche maintenant !

Pourquoi vos clients préfèrent-ils réserver en ligne ?

Oui, c’est une bonne question ça :) Pourquoi les internautes plébiscitent-ils la réservation en ligne ?

Cela fait déjà quelques temps que les consommateurs ont modifié leur comportement et la façon dont ils réservent des prestations de services, qu’il s’agisse de voyages, loisirs, beauté, santé/bien-être etc. Il va sans dire que l’avènement du e-commerce et le renforcement de la sécurité des données et des paiements sont passés par là. Rare sont ceux aujourd’hui qui n’achètent jamais rien en ligne. Et puisque l’on achète en ligne, eh bien, on réserve aussi en ligne !

Si vous travaillez sur réservation ou rendez-vous, vous vous en êtes certainement rendu compte a priori. Evidemment, vous aurez toujours des clients qui préféreront prendre leur téléphone pour prendre rendez-vous et il n’y a rien de mal à cela. Cela dit, une majorité de clients de tous âges privilégiera la réservation en ligne si vous leur proposez ce service, grâce à une solution comme MyRezApp par exemple.

Pourquoi vos clients préfèrent réserver en ligne ? Il y a moult raisons à cela et aujourd’hui nous vous en donnons trois.

1. Vos clients font tout (ou presque) sur Internet

De nos jours, les clients sont très bien informés et savent généralement précisément ce qu’ils veulent. Ils n’hésitent donc pas à faire des recherches approfondies et à comparer grâce au web. Ainsi, s’ils trouvent des prestations qui leur conviennent sur votre site Internet, ils voudront les réserver, c’est la suite logique :) Et c’est à ce stade que la valeur ajoutée d’un système de réservation en ligne se fait sentir !

Si la réservation en ligne n’est pas possible, ces clients potentiels vous appelleront en espérant avoir quelqu’un au téléphone - ce qui n’est pas toujours le cas, vous ou votre équipe pouvant parfois être très occupé(e), surtout si l’appel tombe en plein « rush » !, ils feront part de leur souhaits en terme de date/horaire et vous lui indiquerez alors si c’est possible, avec contre-proposition si ça ne l’est pas… Pas hyper fluide, non ?

En revanche, si vous disposez d’un module de réservation en ligne sur votre site web, les internautes peuvent directement consulter vos disponibilités et ainsi réserver le créneau qui leur convient le mieux, en quelques clics. Et ce 24h/24, 7j/7, contrairement au téléphone ! On ne peut le nier, c’est quand même bien plus pratique :) C’est d’ailleurs ce qui nous mène au point n° 2.

2. Qui dit réservation en ligne, dit réservation à tout moment du jour ou de la nuit, où que l’on se trouve

Il faut bien le dire, l’inconvénient majeur de la réservation par téléphone, c’est qu’elle dépend de vos horaires d’ouverture (heureusement que vous avez droit au repos, comme tout le monde !). De l’autre côté, vos clients, dans la plupart des cas, travaillent durant la journée (comme vous) et disposent de peu de temps pour s’occuper de leurs affaires personnelles pendant ces heures. Vous voyez où nous voulons en venir… Ce n’est pas toujours simple de faire correspondre vos agenda !

Cette contrainte n’existe plus avec la réservation en ligne puisque Internet abolit les limites spatio-temporelles. Si votre client veut s’occuper de prendre rendez-vous à 23h00, confortablement installé dans son canapé ou à 7h00, dans le bus, rien ne l’en empêche ! Avec une solution de réservation en ligne comme MyRezApp, les clients peuvent réserver à tout moment, depuis n’importe quel appareil (PC, mobile, tablette).

3. Réserver en ligne est synonyme d’autonomie pour vos clients

L’un des aspects sous-estimés de l’essor de la réservation en ligne est le sentiment d’autonomie et de contrôle qu’elle procure aux clients dans leur processus d’achat. Les clients veulent être libres de prendre leurs propres décisions, sans forcément devoir compter sur l’intervention d’un tiers, vous, en l’occurrence.

L’avantage pour vous, c’est qu’un client autonome est un client qui vous fait gagner du temps. C’est ce qu’expliquait par exemple Flavy, utilisatrice de MyRezApp :

« […] Avant MyRezApp, c’était à moi de tout gérer, de A à Z. Les élèves n’avaient aucune autonomie pour les inscriptions […]. Bien évidemment je n’étais pas toujours libre de répondre aux appels, textos ou mails instantanément. Il pouvait parfois m’arriver de répondre en 24h, voire 48h. Ce n’est pas l’idéal […]. Aujourd’hui, MyRezapp me permet de me […] en donnant plus d’autonomie aux élèves. »

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